Gun jezelf het gemak

"Voor ons halen ze alles uit de kast"

"Voor ons halen ze alles uit de kast"

Met behulp van OIS hebben wij een digitaal workflow management systeem en een basis technische infrastructuur klaar liggen voor doorontwikkeling. OIS is geen leverancier maar een partner gebleken. Wij zijn erg tevreden over de samenwerking en het resultaat.

André Groote - Informatie manager SZW - Gemeente Den Haag

Enkele projecten

Gemeente Den Haag SZW

Sociale Zaken en Werkgelegenheidsprojecten

OIS heeft alle klant informatie gedigitaliseerd. Via een digitale postkamer en een standaard postproces wordt een centraal klantdossier opgebouwd. Dit klantdossier is vanaf elke locatie toegankelijk voor de gebruiker. Het dossier is volledig geïntegreerd met bestaande systemen en processen waaronder Socrates, Allegro en Octopus. Het gekoppelde digitale archief voldoet aan alle gestelde eisen.

Het hele proces is ingericht vanuit de gewenste dienstverlening en geoptimaliseerd met een set geautomatiseerde beslisregels. Wij hebben onze oplossing over de gehele dienst SZW van de gemeente Den Haag uitgerold. Dankzij het centraal klantdossiersysteem van OIS werken alle afdelingen digitaal.

Gemeente Den Haag DSO

Dienst Stadsontwikkeling

Met behulp van OIS R4 zijn alle documenten gedigitaliseerd. Via een automatisch proces wordt een centraal vergunningsdossier opgebouwd. Dit dossier is vanaf elke werkplek toegankelijk. Koppelingen met bestaande systemen als het bouw- en woning toezichtsysteem (BWT) zijn tegelijkertijd verricht. Het systeem heeft een optimale functionaliteit en flexibiliteit meegekregen voor het zichtbaar maken en integreren van specifieke documenten zoals bouwtekeningen.

Credit Agricole Consumer Finance

Voor Credit Agricole Consumer Finance hebben we een slim automatisch transactiesysteem ontwikkeld voor de verwerking van consumptief krediet. Met dit systeem worden alle aanvragen eerst automatisch verwerkt en getoetst op leencapaciteit en risico. De toetsing gebeurt door middel van componenten als een geautomatiseerde BKR toetsing en Scorecard voor risico inschatting.

Daarnaast zijn rekenmodules voor leencapaciteit en een fraude-detectie module ingebouwd. Afhankelijk van de beoordeling en het besluit krijgt de aanvrager ofwel een digitale offerte ofwel een elektronisch overzicht met alternatieven voor zijn leenbehoefte.

Gemeenschappelijke Regeling IJsselgemeenten

De Gemeenschappelijke Regeling IJsselgemeenten is een samenwerkingsverband van de gemeente Krimpen a/d IJssel, Capelle a/d IJssel en Zuidplas op het gebied van Sociale Zaken. De hoofdtaken zijn het verstrekken van uitkeringen voor levensonderhoud en voor bijzonder noodzakelijke kosten, het begeleiden van naar werk of scholing en het bieden van schuldhulpverlening. OIS heeft het volledige proces van het aanvragen van levensonderhoud geautomatiseerd met OIS R4. Via een webformulier, dat door de burger wordt ingevuld, komt de aanvraag binnen in het systeem. Vervolgens worden automatisch links gemaakt met systemen om de ingevulde gegevens te controleren. Bijvoorbeeld een check met de BRP en de gegevens van het inlichtingenbureau. Zo hoeven dan onder meer gegevens over de eventuele andere bewoners op een adres, bezit van een auto en studiefinanciering niet meer handmatig te worden gecheckt. Ook vindt bij akkoord op de uitkering een automatische koppeling met het betalingssysteem plaats. Door deze efficiëntie slag kunnen de eenvoudige aanvragen sneller worden afgehandeld en hebben behandelaars meer tijd voor de complexere aanvragen. Een win-win situatie voor zowel de Gemeenschappelijke regeling als de burgers. Inmiddels zijn er in 1,5 jaar tijd, sinds begin 2017, al meer dan 1.500 aanvragen door het systeem verwerkt.

MN

MN verwerkt een administratieve hoofdstroom van 350.000 documenten per jaar. Via onze oplossing gaan deze documenten gedigitaliseerd een workflow in en worden beschikbaar voor digitale verwerking. Alle documenten worden bij binnenkomst gescand en vervolgens gekoppeld aan het desbetreffende proces. Sortering vindt plaats op type proces zodat medewerkers van dat proces direct het document kunnen behandelen. Zo ontstaan batches die per dag worden gescand en automatisch in de workflow terechtkomen. Ook de archivering vindt direct plaats bij ontvangst zodat een gedigitaliseerd document na ontvangst voor iedereen in de organisatie zichtbaar is. Het systeem heeft door de unieke schaalbaarheid een opslag capaciteit tot enkele honderden Terabytes. Het maximum aantal documenten binnen een systeem bedraagt meer dan 4 miljard documenten. Het aantal gebruikers kan uiteenlopen van 1 tot enkele duizenden.

Gemeente ’s-Hertogenbosch Sociaal Domein

Gemeente ’s-Hertogenbosch maakt serieus werk van haar streven naar een betere en efficiëntere dienstverlening door de inzet van een ICT oplossing. Begin 2019 hebben wij, in nauwe samenwerking met de gemeente, de oplossing geïmplementeerd, waarbij het aanvraagproces Levensonderhoud en Bijzondere Bijstand, van aanvraag door de burger tot en met de beschikking, digitaal wordt ondersteund. OIS R4, ons business proces management platform, vormt de basis voor deze oplossing. En omdat de Gemeente ’s-Hertogenbosch een drijvende kracht is achter het GBI* initiatief, sluit onze oplossing naadloos aan op het gedachtengoed en de architectuur van het GBI.

Door een uniforme uitvraag van de burger te koppelen aan verschillende bronsystemen (SUWI, DKD, BRP, DigiD, CivSam), en op deze gegevens de regels en normen toe te passen, krijgt de behandelaar een compleet overzicht van de relevante informatie én tevens een systeemadvies voor de specifieke aanvraag. Uiteindelijk kan hij/zij dan op basis hiervan een besluit op deze aanvraag nemen. En in de toekomst wellicht het besluit in zijn geheel door het systeem te laten nemen.

Wat betekent dit voor de burger ? Het is vriendelijker voor de burger omdat men 24/7 een digitale aanvraag kan indienen vanaf iedere plek, met voor ingevuld aanvraagformulier. Tijdens de aanvraag is er direct inzicht in voorwaarden (heb ik wel recht, en heeft het wel zin om dit formulier verder in te vullen) én krijgt men sneller antwoord op aanvraag.

En wat betekent het voor de gemeente? De medewerker krijgt te maken met minder toetsaanslagen en krijgt daardoor meer tijd voor mensenwerk, waar het feitelijk om draait. Daarnaast is het proces sneller, worden er minder fouten gemaakt, is er sprake van automatische verslaglegging voor verantwoording en is de uitvoering meer uniform in de toepassing van de wet en regelgeving. Ten slotte profiteert de gemeente als geheel er ook van omdat snellere en beter onderbouwde beslissingen het risico op bezwaar en beroep procedures en verhaal en incasso trajecten verminderen.

Gemeente ’s-Hertogenbosch is enthousiast over de positieve samenwerking en de werking van het systeem. Het systeem wordt daarom nu uitgebreid voor andere processen in het sociale domein.

* GBI staat voor Gemeenschappelijke Basisprocessen Inkomen. Het is een samenwerkingsverband van 12 grote gemeenten die tot doel hebben om een substantiële verbetering van de dienstverlening op het gebied van inkomen te realiseren. Dit door het definiëren van basisprocessen, door het digitaliseren en standaardiseren van de werk- en dienstverleningsprocessen en door regie te voeren op ICT ondersteuning.

Zorggroep ZIO

Zorggroep ZIO heeft als opdracht huisartsenpraktijken in haar regio optimale ondersteuning te bieden bij het anticiperen op veranderingen in de zorg en de huisartsen hierbij te ontlasten. Met innovatieve diensten werkt ZIO zelf ook proactief mee aan de veranderingen voor het betaalbaar en toegankelijk houden van ons zorgsysteem.

Eén van de diensten betreft de verwijzingen die de huisartsen uitschrijven om de patiënt te laten onderzoeken of behandelen door een specialist. Het huisartsenverwijsbureau TIPP, onderdeel van ZIO, assisteert hierbij door het vinden van de best passende zorgaanbieder en het maken van de afspraak. Om dit ketenproces tussen patiënt, huisartspraktijken, TIPP en de vele zorgaanbieders, soepel en efficiënt te laten verlopen heeft ZIO de onderlinge informatievoorziening gedigitaliseerd.

De eerste oplossing die ZIO hiervoor heeft laten ontwikkelen liet zien dat het concept werkt en de verschillende partijen daadwerkelijk ondersteunt. Hierdoor kwamen snel vragen om uitbreidingen en verdere optimalisatie. Deze bleken lastig te realiseren in het bestaande systeem. Samen met OIS is toen eind 2017 gekeken naar de inzet van het OIS R4 business proces platform voor digitalisering en robotisering . In nauwe samenwerking hebben ZIO en OIS al medio 2018 een nieuw verwijzingssysteem kunnen implementeren. Op basis van de nieuwe inzichten en klaar voor de toekomst. De transitie verliep probleemloos. Alle historische data en natuurlijk het onder handen werk is geautomatiseerd overgenomen in het nieuwe systeem. De gebruikers hebben het systeem omarmd. In de eerste 12 maanden zijn er bijna 40.000 verwijzingen verwerkt. Een stijging van meer dan 30% zonder inzet van extra medewerkers. Dit succes is mede te danken aan de innovatieve wijze waarmee het OIS R4 platform koppelt met de huisartsinformatiesystemen en de systemen van de verschillende zorgaanbieders.

Dit succes werkt aanstekelijk. Andere regio’s zijn ook geïnteresseerd. Mede daarom wordt er voortdurend verder gewerkt aan verbeteringen en uitbreidingen van het platform. Hierbij wordt kritisch gekeken naar de handmatige activiteiten die weinig tot geen bijdrage bieden aan het persoonlijke contact en benadering van de patiënt. De volgende toepassing, die in samenwerking met het MUMC+ ziekenhuis in Maastricht wordt ontwikkeld, betreft de aanvragen voor diagnostisch onderzoek, zoals bloed- en urine analyse. Na de zomer 2019 kunnen huisartsen deze aanvragen voortaan digitaal indienen, waarna deze direct worden opgenomen in de systemen van het MUMC+ laboratorium. Een mooi voorbeeld van ketenintegratie in de zorg.