Gemeente Eindhoven WZI

Ruim 300 medewerkers, 30.000 dossiers, 400.000 documenten per jaar. OIS oplossingen helpen WZI nu al 10 jaar om volledig digitaal te werken.
De Dienst Werk, Zorg en Inkomen (WZI) kiest er in 2002 voor om door middel van de invoering van een document management systeem (DMS) de cliëntgebonden documentenstroom te gaan digitaliseren. Deze overstap naar digitale dossiers wordt ook ingegeven door de verhuizing naar de nieuwbouw in 2003. Op de nieuwe locatie gaat de dienst werken met flexibele werkplekken en zijn er geen fysieke cliëntdossiers meer op de werkplek aanwezig. Ongeveer 300 medewerkers maken dagelijks gebruik van het nieuwe OIS Document Management Systeem. Inmiddels zijn ruim 30.000 dossiers gedigitaliseerd. Ongeveer 400.000 documenten worden jaarlijks met dit systeem verwerkt.

De resultaten

  • Flexibele werkplekken mogelijk door digitaal werken.
  • Structurele kostenbesparing.
  • Betere verantwoording door integere dossiers.
  • Efficiëntere organisatie.

De oplossing
De OIS oplossing zorgt voor de digitale registratie, opslag en ontsluiting van documenten en het digitaal beheer van documenten. OIS heeft alle klant informatie gedigitaliseerd. Via een digitale postkamer en een standaard postproces wordt een centraal klantdossier opgebouwd. Dit klantdossier is vanaf elke locatie toegankelijk voor de gebruiker. Het dossier is volledig geïntegreerd met bestaande systemen o.a. middels een koppeling met GWS4all. Het gekoppelde digitale archief voldoet aan alle gestelde eisen. Het hele proces is ingericht vanuit de gewenste dienstverlening en geoptimaliseerd met een set geautomatiseerde beslisregels.

De implementatie

OIS biedt een standaard integrale aanpak van diensten ter ondersteuning van de OIS oplossing. Deze aanpak leidt tot een gegarandeerde implementatie en resulteert in een optimaal efficiënt werkproces.

Meer weten?
Bent u benieuwd naar de mogelijkheden en voordelen van de OIS oplossing? Neem contact op met Edwin van Veen voor meer informatie via 070 – 319 26 24 of stuur een mail naar edwin.van.veen@ois.nl.