OIS DossierWeergave PILOTPACK

Altijd al een proef met Document Management willen doen maar...

OIS doet een voorstel aan organisaties die kennis willen maken met de voordelen van het werken met een dossier georiënteerd elektronisch document management systeem (EDM).

De aanbieding
Als aanbieding heeft OIS een zogenaamd ODW pilot pack samengesteld waarmee uw organisatie drie maanden gebruik kan maken van een op uw situatie toegesneden ODW systeem. Dit ODW pilot pack omvat:
  • de huur van de ODW server (hw+sw) en een scanwerkstation met Kodak i260 scanner;
  • de benodigde specificatie, installatie en configuratie werkzaamheden;
  • de opleiding en training voor functioneel beheerders en eindgebruikers;
  • de benodigde ondersteuning, begeleiding en het technisch beheer tijdens de pilot.
De werkwijze is dat OIS binnen één maand het ODW systeem bedrijfsklaar oplevert, toegesneden op uw organisatie. Hiervoor worden twee workshops gehouden met uw medewerkers om de specificaties te bepalen. Tijdens de laatste week van de genoemde maand worden de opleiding en trainingen bij u op locatie verzorgd met het geconfigureerde systeem. Hierdoor maken uw medewerkers een vliegende start met het werken met elektronische dossiers en het routeren van documenten. Hierna kunnen uw medewerkers drie maanden lang de voordelen ervaren van ODW, zodat u nadien een gedegen beslissing kan maken over het gebruik van elektronische dossiers.

De uitdaging
Veel organisaties zijn afhankelijk van fysieke dossiers, omdat deze een grote hoeveelheid informatie bevatten die noodzakelijk is voor de uitvoering van de processen. In het afgelopen decennium is voor bepaalde processen deze afhankelijkheid sterk verminderd, door de ongestructureerde informatie van het dossier, gestructureerd over te nemen in computersystemen of beter nog, gestructureerd aangeleverd te krijgen. Maar in tegenstelling tot de verwachtingen blijken de proceswijzigingen die hiervoor nodig zijn traag te verlopen, zodat de algemene opinie is, dat de dossier afhankelijkheid de komende jaren voor veel processen nog zal blijven bestaan. Deze afhankelijkheid wordt door velen niet beschouwd als een probleem, het werken met dossiers is immers betrouwbaar, flexibel en eenvoudig. Het dossier is de verzameling van brieven, officiële documenten, (telefoon)notities, faxen en inmiddels ook e-mails, en stelt weinig eisen aan de toegevoegde zaken. Het werken met fysieke dossiers heeft echter ook een keerzijde:

  • Het opvragen van een dossier duurt lang, en ook het archiveren van een document, fax of e-mail vergt tijd en moeite, waardoor dossiers niet altijd compleet en actueel zijn;
  • Het benodigde dossier is niet altijd tijdig beschikbaar, omdat bv. een collega het in behandeling heeft, of erger nog, het ‘zoek’ is;
  • Bij organisaties met meerdere vestigingen of thuiswerkers hebben niet alle medewerkers toegang tot het dossier. Ook het inzage geven in (een deel van) het dossier aan derden, zoals contractuitvoerders of de klant, is lastig;
  • Het omzeilen van bovengenoemde problematiek door het maken van kopieën en het aanleggen van schaduwdossiers vergt extra tijd en moeite, en leidt tot incomplete of niet-actuele (schaduw)dossiers;
  • De opslag van fysieke actieve dossiers vergt relatief veel (dure) ruimte, dicht bij de werkplek van de medewerkers.
Het bovenstaande is geen nieuws. Bij veel business managers staat het werken-met-dossiers op de lijst van aandachtspunten voor efficiency verbeteringen. Maar waarom werken de meeste organisaties dan nog met fysieke dossiers? Omdat er nog geen afdoende oplossing was voor bovengenoemde problemen zonder een volledige herinrichting van alle primaire processen, hetgeen langdurige en kostbare projecten vergde.

OIS DossierWeergave
Om deze problematiek te overwinnen heeft OIS op basis van de jarenlange ervaring met document- en workflow-management het produkt DossierWeergave ontwikkeld. OIS DossierWeergave (ODW) biedt een dossier-management oplossing voor de inefficiënte papieren dossiers. Een concept dat zich in het afgelopen decennium in een grote verscheidenheid aan organisaties heeft bewezen als een kosteneffectieve oplossing, en nu met ODW binnen zeer korte tijd kan worden gerealiseerd.

Inmiddels is ODW in Nederland meerdere malen met succes geïmplementeerd bij banken, verzekeringsmaatschappijen en gemeentelijke instellingen. Het succes ligt in de eigenschap dat met ODW door middel van configuratie en parametrisatie, binnen zeer korte tijd, een volledige en passende oplossing kan worden geïmplementeerd. Deze eigenschap stelt OIS ook in staat om organisaties risicoloos en met zeer beperkte financiële middelen praktijkervaring op te laten doen met elektronische dossiers, en met ODW in het bijzonder.

Wilt u meer weten over bovenstaande mogelijkheid?
Neem dan contact met ons op info@ois.nl