Correspondentie

Met de Correspondentie module is het mogelijk om een documentgroep te kiezen (bijvoorbeeld “Uitgaande brieven voor schadebehandelaar”). Vervolgens kan worden gekozen binnen de groep voor een documenttype (bijvoorbeeld “bevestiging ontvangst schade-aangifteformulier”). Hierna kunnen de relevante standaardtekstblokken voor het gekozen documenttype worden geselecteerd. Deze tekstblokken worden aangeboden aan Microsoft Word waarin een nieuw document wordt aangemaakt voor het template (sjabloon) van het gekozen documenttype. De gebruiker kan hierna het ‘standaard’ document aanpassen en/of aanvullen.

Daarnaast is het mogelijk om in Correspondentie adresgegevens te selecteren en mee te nemen in het document voor de adressering. Uiteraard kunnen binnen Correspondentie de adresgegevens worden onderhouden of, indien beschikbaar, uit andere bron periodiek worden geïmporteerd. Dit laatste proces kan automatisch verlopen.

Het unieke aan de Correspondentieapplicatie ligt in de koppeling met FileNet CS. De gemaakte documenten kunnen automatisch worden gearchiveerd. Bij ieder documenttype kan worden geconfigureerd onder welke kenmerken het document dient te worden gearchiveerd. Ook kan worden geconfigureerd welke kenmerken bekend dienen te zijn, zodat het document in het juiste dossier en/of subdossier kan worden geplaatst.

Tenslotte zijn al deze mogelijkheden ook aan te roepen via een DCOM interface, zodat kenmerken zoals dossiernummer en NAW-gegevens, direct kunnen worden doorgegeven aan andere applicaties. Tevens kan via op deze manier Correspondentie worden geactiveerd en geplaatst binnen de juiste groep en het juiste documenttype, zodat de gebruiker slechts de gewenste tekstblokken behoeft aan te geven om het document te maken. In het meest extreme geval kan de gebruikersinterface van Correspondentie en Microsoft Word onzichtbaar blijven, en verloopt het aanmaken en archiveren van het document volledig automatisch.