OIS DossierWeergave

De waarde van dossiers
Papieren dossiers bevatten bijzonder veel informatie die noodzakelijk is bij de uitvoering van processen. Voorbeelden hiervan zijn briefwisselingen, aantekeningen, plattegronden, e-mails, foto’s en interne memo’s. De kracht van een dossier zit hem in het feit dat alles over het proces of de case in 1 map zit, en waarbij er geen grenzen zijn aan de vorm waarin de informatie wordt opgeslagen.

Beperkingen
Papieren dossiers kennen echter veel beperkingen; ze nemen veel ruimte in beslag, ze zijn vaak niet actueel of compleet, ze liggen regelmatig niet op de plek waar iemand ze nodig heeft, zoeken naar – of in – dossiers is moeizaam en tijdrovend en een dossier kan maar bij één iemand gelijktijdig in behandeling zijn.

Elektronische Dossiers
OIS DossierWeergave (ODW) is een elektronische dossier management oplossing voor onder andere overheids en financiële organisaties die papierintensief werken. ODW is ontwikkeld vanuit tientallen manjaren ervaring op het snijvlak van procesmatig werken en informatie technologie. Door de inzet van ODW in het bedrijfsproces kan een groot deel van de papier digitaal worden gemaakt en vervolgens elektronisch verlopen. De voordelen van het werken met fysieke dossiers blijven behouden en de nadelen van fysieke dossiers worden verholpen. Feitelijk werkt u precies op dezelfde manier als met fysieke dossiers, maar dan vele malen effectiever en prettiger.

OIS DossierWeergave is voor u ontwikkeld
Bent u manager van – of medewerker in – een proces dat afhankelijk is van fysieke dossiers en dossiervorming? Dan is ODW voor u en uw collega’s gemaakt. Met ODW behaalt u ongeëvenaarde efficiency- en kwaliteitsverbeteringen waarmee uw klanten beter bediend kunnen worden, zonder enige noodzakelijke aanpassing aan het proces zelf! En dat is maar goed ook, want de ervaring leert hoe moeizaam dat kan gaan.

De applicatie
U zult zien dat de mogelijkheden van ODW geheel aansluiten bij de wensen in uw organisatie. Dit kunnen wij stellen omdat we door jarenlange ervaring met dossiermanagement precies weten wat er speelt in dossier gerichte processen. Verder is ODW een standaard applicatie die door middel van parameters zeer eenvoudig is te configureren.


Het samenstellen en updaten van elektronische dossiers kan vanuit meerdere bronnen. De bestaande kantooromgeving hoeft bijvoorbeeld niet gewijzigd te worden, al uw elektronische documenten zijn direct aan dossiers toe te voegen en te wijzigen. Uiteraard kunnen scanners ook als bron dienen.

Heldere presentatie
ODW is ontwikkeld vanuit de gebruiker. Onderzoek, gebruik, en terugkoppeling uit ODW implementaties heeft geleid tot de meest effectieve oplossing in zijn soort. In één oogopslag alle relevante gegevens over het dossier – en de inhoud ervan. Hierbij is rekening gehouden met verschillende gebruikers die vanuit andere invalshoeken naar dezelfde documenten kijken. Hiervoor worden zogenaamde ‘profielen’ gehanteerd. Afhankelijk van de indeling in rollen of gebruikersgroepen, krijgen eindgebruikers profielen waarvan zij gebruik kunnen maken.

Succesfactoren
De volgende factoren maken ODW voor papierintensieve of dossier gedreven organisaties zo succesvol:

  • Er wordt gekoppeld aan aanwezige primaire systemen. Dit in tegenstelling tot vervanging of er los naast plaatsen;
  • Aanpasbaarheid: verschillende configuraties in één implementatie zodat per afdeling een geheel eigen omgeving wordt gecreëerd gericht op de specifieke taken en informatiebehoefte;
  • Gebaseerd op IBM DB2 Content Manager of FileNet P8 Enterprise Content Management- en Oracle database suites, de marktleiders in hun segment, waardoor u beschikt over een basis van bewezen betrouwbare technologie;
  • Zeer korte implementatietijd; gemiddeld 1½ maand.

    ODW is altijd ...
  • beschikbaar: een dossier blijft niet langer meer hangen bij een collega, en zal hierdoor nooit meer zoekraken. Alle dossiers zijn altijd en direct beschikbaar.
  • compleet: vanaf je werkplek e-mails, brieven, tekeningen etc. toevoegen aan het elektronisch dossier.
  • actueel: door middel van uitgebreid versiebeheer houdt u automatisch een audit-trail van de versiegeschiedenis bij. Er wordt dus altijd met de actuele versie gewerkt.
  • samenwerken: ODW voorziet in de mogelijkheid om simultaan met hetzelfde dossier bezig te zijn. Door middel check-in / check-out van documenten in een dossier zullen er nooit wijzigingsconflicten optreden.
  • vinden wat je zoekt: heeft u cliënt nummer, referentiecode, klantnaam of locatiecode niet bij de hand? Vind met ODW het dossier eenvoudig aan de hand van de inhoud van een laatste e-mail, notitie of brief terug.
  • toegankelijk: via autorisatie een dossier, of delen hiervan, afschermen voor onbevoegden. Alleen afdelingshoofden notities laten maken of alleen archiefmedewerkers laten printen? De autorisatiestructuur binnen ODW kan naar wens worden ingevuld.
  • bereikbaar: binnen ODW zijn de elektronische dossiers locatieonafhankelijk: indien u geautoriseerd bent, kunt u waar dan ook bij welk dossier dan ook.

DossierWeergave-sjablonen
Voor specifieke toepassingen heeft OIS een aantal sjablonen ontwikkeld waarmee nog sneller een passende oplossing kan worden gerealiseerd. Aspecten die door de sjablonen worden geadresseerd zijn modeldossiers en koppelingen met applicaties van derden, zoals Staffware, Siebel en diverse Centric applicaties voor de gemeentemarkt.

  • Bouw- en Woningtoezicht
  • Juridische Zaken
  • Personeelszaken (HRM)
  • Postregistratie
  • Werk, Zorg en Inkomen

Platform- en taalonafhankelijk
Zowel IBM, FileNet, Oracle9i als ODW zijn volledig platformonafhankelijk. Dat geldt voor zowel de backend (database en applicatie server kant) als de front end (gebruikers applicatie). Bovendien kan ODW behalve in het Nederlands ook in andere talen worden geleverd.

Conclusies

  • Met behulp van ODW zijn uw dossiers altijd actueel, naar wens gerangschikt, en gelijktijdig en overal door meerdere geautoriseerde personen opvraagbaar.
  • Van langdurige integratie projecten is bij ODW geen sprake; ODW is door middel van parameters configureerbaar, en daardoor in korte tijd operationeel.
  • Zonder herontwerp van het business proces verbetert ODW de uiteindelijke efficiency van uw gehele bedrijfsproces significant.

download hier de brochure ico_pdf.gif