Implementatie

De algemene visie van OIS op de implementatie
OIS biedt haar klanten een beheersbaar en succesvol ontwerp- en implementatietraject. Het gaat niet alleen om de implementatie op zich, maar ook om een goede verankering van de veranderingen.

Kern van de visie van OIS op de implementatie van een nieuw DMS-systeem is dat het essentieel is om het betrokken personeel over de verschillende fasen van het ontwerp- en implementatietraject te informeren. Bij dit soort trajecten is het nodig begrip, vertrouwen en participatie te krijgen in de organisatie. Onbegrip kan voornamelijk ontstaan doordat een nieuwe situatie vaak onzeker en ondoorzichtig is voor de medewerker. Communicatie kan gezien worden als een katalysator voor het afnemen van onzekerheid en het toenemen van vertrouwen. Het is belangrijk bewust met deze twee variabelen om te gaan en ze te beïnvloeden. Hierbij geldt natuurlijk een hoge mate van integriteit.

De implementatie van het nieuwe systeem kan tot gevolg hebben dat de werkwijzen ter ondersteuning van het KLANT-proces veranderen. Het zal daarom duidelijk zijn dat een verantwoorde implementatie van het systeem geen sinecure is. Een zorgvuldige implementatie voorkomt inefficiëntie en teleurstellingen. OIS houdt daarbij rekening met de volgende zaken:

  • Aangeven wat de gevolgen van de implementatie van het nieuwe systeem voor de organisaties zijn
  • De ontwikkeling van een definitief implementatieplan
  • Een informatiecampagne voor betrokken afdeling
  • De wijze van introductie
  • De beheeraspecten van het nieuwe systeem

Dankzij de jarenlange ervaring met informatieprocessen staat OIS garant voor een succesvolle ondersteuning van het hele traject van inventarisatie, implementatie, training van de medewerkers en het beheer van het nieuwe systeem. Belangrijk is dat de implementatie van het nieuwe systeem zorgvuldig wordt voorbereid door middel van een volledige inventarisatie, waarin de eisen en wensen van de opdrachtgever op schrift worden gesteld en de aanwezige infrastructuur wordt beoordeeld.