Visie op Workflow Management
WFM kan worden beschreven als een elektronische lopende band met tellermechanieken en werkstukidentificatie. De elektronische lopende band transporteert het werk van de ene activiteit naar de volgende, waarbij een activiteit kan bestaan uit bijvoorbeeld het automatisch afdrukken van een bevestigingsbrief, of het opstellen van een medisch advies voor een verzekeringsaanvraag. De complexiteit van activiteiten kan zeer uiteenlopen.

Een activiteit voor WFM kan worden beschreven als de acties die door één persoon, op één moment, in één toepassing kunnen worden uitgevoerd. De tellermechanieken zorgen ervoor dat voortdurend wordt gemeten hoeveel werkstukken door een bepaalde activiteit zijn verwerkt, of wachten op verwerking door een bepaalde activiteit. De werkstukidentificatie herkent de werkstukken op de lopende band, zodat bijvoorbeeld kan worden bepaald dat het werkstuk dat zojuist door activiteit A is afgerond, activiteit B mag overslaan en direct naar activiteit C moet worden getransporteerd.

De volgende stellingen kunnen voor WFM worden gegeven:

• WFM is zelden een opzichzelfstaand softwaresysteem, maar kan een belangrijk hulpmiddel vormen voor een automatiseringssysteem;
• WFM komt tot zijn recht in een systeem waarmee businessprocessen worden ondersteund. Een businessproces is in dit verband te beschrijven als een set van activiteiten, die in een bepaalde volgorde dienen te worden uitgevoerd;
• WFM biedt de mogelijkheid om inzicht te krijgen in zowel het huidige werkaanbod voor de verschillende activiteiten en (groepen) medewerkers, alsook de hoeveelheid werk die is uitgevoerd gedurende een bepaalde tijdsperiode;
• WFM biedt de mogelijkheid om te bepalen wat de gemiddelde of maximale verwerkingsduur is van de ‘werkstukken’, zowel per activiteit als voor het totale businessproces;
• WFM biedt de mogelijkheid om te bepalen waar een bepaald ‘werkstuk’ zich bevindt in het proces, en door wie, waar of wanneer een bepaalde activiteit van het proces is uitgevoerd voor dat ‘werkstuk’. Een werkstuk kan bestaan uit een verzekeringsaanvraag of een te behandelen schadegeval.
• WFM ondersteunt het zogenaamde meerlagen softwaremodel, waarbij er in het systeem een logische scheiding wordt aangebracht tussen de businesslogica die bepaalt welke activiteiten, in welke volgorde, dienen te worden uitgevoerd en de wijze waarop iedere afzonderlijke activiteit wordt geïmplementeerd.