Visie op Documentmanagement
De visie van OIS is gebaseerd op het beeld van de behoefte aan documentmanagement-functionaliteit die bestaat, én wordt voorzien zowel bij de huidige klanten als in de markt. Het beeld dat OIS heeft van de behoefte van de klant kan als volgt worden verwoord.

Bedrijven en instellingen richten zich op het vergaren, verwerken, communiceren en beheren van (zowel gestructureerde als ongestructureerde) informatie in het kader van de organisatie-doelstellingen. Hierbij moet de organisatie rekening houden met een aantal belangen, zoals het bedrijfsvoeringsbelang, het verantwoordingsbelang, het belang voor de recht- en bewijszoekende burger en onderneming, en het cultuurhistorisch belang:

Waar vroeger informatie slechts beschikbaar was op papier, dat veelal centraal werd beheerd, is informatie tegenwoordig opgeslagen in verschillende systemen en beschikbaar in een veelheid aan bestandsformaten; de traditionele omgeving met daarin de fysieke documenten, de primaire systemen, de fax, groupware en e-mail. Ieder van deze omgevingen wordt op een eigen manier en vaak afzonderlijk beheerd. Een centraal toepasbaar beheerregime uit hoofde van de archiefwet wordt nog lang niet overal toegepast.

Bovendien zorgt de steeds sneller voortgaande ontwikkeling van de ICT dat systemen en bestandsformaten steeds sneller verouderen: informatie is weliswaar digitaal voorhanden, maar is niet meer leesbaar omdat de uitleesapparatuur voor de gegevensdragers er niet meer is of omdat besturingssystemen en applicaties niet meer functioneren op de huidige computers. Om aan deze problematiek het hoofd te kunnen bieden, hebben document management systemen (DMS) de laatste tijd een vaste plaats verworven binnen overheidsinstellingen. Deze systemen zijn echter vooral geïmplementeerd vanwege het bedrijfsvoeringsbelang. De toenemende (mogelijkheden van) digitalisering heeft echter niet alleen invloed op dit bedrijfsvoeringsbelang, de andere belangen worden evenzeer beïnvloed door de toenemende digitalisering. Als de overheidsinstelling zich moet verantwoorden (bij onderzoek door accountants en door de Rekenkamer), zal dit in toenemende mate en uiteindelijk alleen nog maar mogelijk zijn op basis van digitale bescheiden. Ook het belang voor de recht- en bewijszoekende burger en ondernemer zal in toenemende mate worden gebaseerd op digitale documenten. Deze laatste belangen stellen echter veel verdergaande eisen aan de geautomatiseerde ondersteuning.

Concreet levert dit het beeld van de behoefte aan realisatie en/of verbetering van:

• Transparantie van het proces van de bestuurlijke besluitvorming;
• Transparantie van de inhoud van de bestuurlijke besluitvorming;
• Een gestroomlijnde, efficiënte ondersteuning van de bestuurlijke besluitvorming;
• Het bieden van een werkwijze en instrumentarium voor de planning en de sturing van de bestuurlijke besluitvorming.

Een en ander vereist een verdergaande ondersteuning dan die waarin een traditioneel DMS kan voorzien.

Van document management naar dossier management
Een traditioneel DMS systeem biedt hulpmiddelen voor het opzetten van een omgeving t.b.v. het creëren, gezamenlijk gebruiken en opzoeken van elektronische documenten. Een DMS is primair ingericht op het invoeren en beheren van verschillende bestandsformaten, zoals gescande images, presentaties, faxen, CAD bestanden, tekstverwerkingbestanden, e-mail, audio en video bestanden, etc. Vaak ontbreekt het een DMS echter aan de benodigde functionaliteit voor het beheer van de volledige levenscyclus van deze documenten.

Om te kunnen voldoen aan deze en andere eisen die uit hoofde van de hiervoor genoemde projectdoelstellingen en belangen dienen te worden gesteld is het noodzakelijk dat de basisfunctionaliteit van het DMS wordt uitgebreid met:

• Workflow functionaliteit ten behoeve van het ondersteunen van bedrijfsprocessen;
• Content management functionaliteit;
• Het kunnen aanbrengen van een statuskenmerk; d.w.z. een differentiatie tussen “onderhanden werk documenten” waarvan het beheer nog in de organisatie ligt, en “archiefbescheiden” waarvan het eigendom en het beheer reeds zijn overgedragen aan de archieffunctie;
• Het kunnen toekennen van een document en dossier classificatie en structuur;
• Het kunnen toekennen van bewaartermijnen en toegangsrechten op basis van (toekomstige) gebeurtenissen;
• Het kunnen uitvoeren van audits op gebeurtenissen zoals het opvragen van archiefbescheiden, het wijzigen van metagegevens, het vernietigen van documenten en archiefbescheiden, etc. Hiervoor is het noodzakelijk dat tal van gebeurtenissen (transacties) worden geregistreerd.
• Een integrale aanpak voor digitaal en niet-digitaal opgeslagen informatie. Niet alle documenten en records lenen zich om digitaal te worden opgeslagen. Het systeem moet in staat zijn om gegevens over niet-digitale documenten op te slaan en (de uitleen van) deze documenten te faciliteren en te beheren.

De strategische rol van het dossier management systeem
Voor de realisatie van de hiervoor genoemde doelstellingen zal de effectiviteit van de hiervoor gekarakteriseerde dossier managementfunctionaliteit uiteindelijk veel belangrijker zijn dan de primaire DMS functionaliteit. Voor een efficiënte ondersteuning van de bestuurlijke besluitvorming alsmede voor een instrumentarium voor de planning en sturing is immers dossier management functionaliteit van strategisch belang. Vanuit die optiek is in onze visie een centrale rol weggelegd voor het dossier management systeem.

Elektronisch Dossier Management
Vanuit deze visie is ODW ontwikkeld met tientallen manjaren ervaring op het snijvlak van procesmatig werken en informatie technologie. Deze ervaring vindt zijn weerslag in de elektronische dossier toepassing, waarvan bewezen is dat alle voordelen van fysieke dossiers behouden blijven en de nadelen worden geëlimineerd. Het werken met ODW is vrijwel gelijk aan het werken met fysieke dossiers, maar dan vele malen effectiever en gebruikersvriendelijker. ODW kan door middel van parametrisering worden aangepast aan de dossiergerichte processen in een organisatie. Het samenstellen en updaten van elektronische dossiers kan vanuit meerdere bronnen. De bestaande kantooromgeving hoeft daarbij niet gewijzigd te worden; alle elektronische documenten zijn direct aan dossiers toe te voegen en te wijzigen. Uiteraard kunnen scanners ook als bron dienen.

ODW is ontwikkeld vanuit de optiek van de gebruiker. Onderzoek, gebruik, en terugkoppeling uit ODW implementaties heeft geleid tot een zeer effectieve oplossing. Op ieder moment zijn in één oogopslag alle relevante gegevens over het dossier en de inhoud ervan zichtbaar. Hierbij is rekening gehouden met verschillende gebruikers die vanuit andere invalshoeken naar dezelfde documenten kijken. Hiervoor worden zogenaamde ‘profielen’ gehanteerd. Afhankelijk van de indeling in rollen of gebruikersgroepen, krijgen eindgebruikers profielen waarvan zij gebruik kunnen maken.

De belangrijkste voordelen van deze benadering:

• Beschikbaar: alle dossiers zijn op ieder moment voor iedereen die daartoe geautoriseerd is, direct beschikbaar;
• Toegankelijk en bereikbaar: uitgebreide autorisatie-mogelijkheden, maar benaderbaar door iedereen die daartoe geautoriseerd is, vanaf iedere lokatie;
• Volledig: dossiers bevatten tevens e-mails, gescande brieven, tekeningen, enz.;
• Actueel: door de uitgebreide versiebeheer functionaliteit wordt niet alleen een audit-trail van de dossierhistorie bijgewerkt, en wordt altijd met de actuele versie gewerkt;
• Maximale ondersteuning samenwerking: voorzien in het simultaan werken aan dossiers; door check-in/check-out wijzigingsconflicten voorkomen;
• Uitgebreide zoekmogelijkheden waaronder zoeken op inhoud;
• Taalonafhankelijk: zodat koppelingen kunnen worden gerealiseerd in iedere gewenste taal;
• Flexibel: eenvoudig aanpasbaar aan wijzigende omstandigheden.
• Duurzaam: Een document kan in het systeem automatisch worden omgevormd naar het duurzame pdf formaat. Op deze wijze is een document naar keuze te bewerken met de originele applicatie of te bekijken met een pdf viewer.

Een integraal onderdeel van de visie is het continue streven naar verbeteringen van ODW in technische en functionele zin. Hierbij neemt de nauwe relatie met de klant een prominente rol in zodat de visie telkens kan worden getoetst aan de wijzigende praktijksituaties en implementaties van nieuwe omringende technieken.