Gemeente Den Haag; Dienst Stedelijke Ontwikkeling
De BMZ directie is een onderdeel van de Dienst Stedelijke Ontwikkeling (DSO). DSO is de organisatie die binnen de Gemeente Den Haag de taak heeft de stad verder tot ontwikkeling te brengen. Daarbij werkt de dienst aan een verdere versterking van het woon-, werk- en leefklimaat van de stad. In opdracht van het gemeentebestuur zet DSO de strategie uit voor de komende jaren.
Door de huidige ontwikkelingen op het gebied van de automatisering is bij burgers en medewerkers van de gemeente in toenemende mate behoefte ontstaan aan digitale informatie. In de traditionele situatie kan de burger zijn informatie bij één of meerdere loketten inwinnen. De huidige ontwikkelingen tenderen echter naar één digitaal loket. De burgers krijgen meer en meer toegang tot de digitale (publieke) informatiestromen binnen de gemeente. Om aan deze wens tegemoet te komen heeft de DSO van de gemeente Den Haag een digitaal archief systeem (Digi-AS) in gebruik genomen. Vanaf iedere werkplek binnen BMZ zal dan toegang tot het Digi-AS mogelijk zijn.
Het project betrof de levering van software, hardware, support en advisering voor een Document Management Systeem (DMS), alsmede de implementatie en het partieel in onderhoud nemen ervan.
Het project c.q. systeem Digi-As is in eerste instantie ontworpen met behulp van OIS / DossierWeergave voor het opslaan en snel terug kunnen halen van grote hoeveelheden documenten die vanaf microfilm naar het systeem zijn geconverteerd. Het gaat hierbij om documenten met een statisch karakter. In een volgende fase zullen ook documenten met een dynamisch karakter in het systeem worden gebracht. Koppelingen met een workflow systeem of met een bestaand systeem als BWT4All (bouw- en woning toezicht) zijn dan aan de orde. Hiervoor is tijdens de eerste fase van Digi-As rekening gehouden met een koppeling naar ander systemen als workflow systemen.
Gemeente Eindhoven; Dienst Werk, Zorg en Inkomen
De Dienst Werk Zorg en Inkomen (WZI) is net als andere sociale diensten een gegevensverwerkende instelling waar papier dominant aanwezig is. In de loop van 2000 is het startsein gegeven voor het ontwikkelen van een visie met betrekking tot het toepassen van digitale documenten met behulp van een Dossier Management Systeem (DMS) voor alle cliëntgebonden documenten. Voor niet-cliëntgebonden documenten zal de dienst WZI op termijn aansluiten bij een gemeentebreed in te zetten DMS.
De overstap naar digitale dossiers wordt mede ingegeven door de verhuizing naar de nieuwbouw in de loop van 2003. Op de nieuwe locatie werkt de dienst met flexibele werkplekken (niet persoonsgebonden) en zijn er geen fysieke cliëntdossiers meer op de werkplek aanwezig.
De dienst WZI heeft ervoor gekozen om de cliëntgebonden documentenstroom te digitaliseren door middel van de invoering van een Dossier Managementsysteem.
Het betreft het leveren van de voor een Dossier Management Systeem benodigde software, hardware, support en advisering, alsmede de implementatie van dit geheel tot en met een werkende oplevering. DMS is een documentenbank voor de digitale registratie, opslag en ontsluiting van documenten, het digitaal beheer van documenten (statisch en dynamisch) en het inlezen van documenten. Daarbij is de sturing vanuit de bedrijfsapplicatie(s) leidend. GWS4all is de belangrijkste van deze bedrijfsapplicaties. DMS is derhalve de digitale vervanger van het huidige papieren cliëntdossier.
Een indicatie van de omvang is:
- Historisch bestand ca. 12.000 dossiers (gemiddeld ca. 50 A4’s enkelzijdig);
- Actief bestand regelingen ABW, WIK, IOAW en IOAZ ca. 6500 dossiers (gemiddeld ca. 100 A4’s);
- actief bestand regeling WVG ca. 6500 dossiers (gemiddeld ca. 50 A4’s)
- actief bestand overige regelingen ca. 4000 dossiers (gemiddeld ca. 40 A4’s).
De groei over de gehele dienstverlening wordt geschat op 400.000 documenten op jaarbasis. De dienst WZI kent 450 werknemers.
WZI heeft ervoor gekozen om door middel van de invoering van een Dossier Managementsysteem (DMS) gebaseerd op OIS / DossierWeergave de cliëntgebonden documentenstroom te digitaliseren. Het DMS zorgt voor de digitale registratie, opslag en ontsluiting van documenten en het digitaal beheer van documenten (statisch en dynamisch). Middels een koppeling met de primaire applicatie van Centric heeft de medewerker een volledig klantbeeld tot zijn beschikking.